LA IMPORTANCIA DE UNA ADECUADA GESTIÓN DE CONTRATOS

Actualmente entre el 75% y 85% de los negocios a nivel global, se materializan a través de contratos escritos, sean estos en papel, es decir de la forma tradicional, o utilizando medios electrónicos a través de formularios de adhesión o mediante firma digital.

La celebración de contratos para la formalización de las relaciones comerciales tiene día a día, por tanto, mayor relevancia a nivel mundial, lo que trajo como consecuencia la entrada en la escena global de los negocios de la figura del contract management que ya se encuentra bastante consolidada en los Estados Unidos y algunos países de Europa y que no ha cobrado aun relevancia en Latinoamérica debido, sobre todo, a la falta de conocimiento de las ventajas y beneficios que puede redituar a las compañías.

La gestión de contratos es una actividad, integrante de la actividad comercial, que consiste básicamente en confiar a una persona o un equipo, todo el proceso de concepción, ejecución y cierre de los contratos necesarios para desarrollar las actividades comerciales de las compañías.

Este proceso incluye una serie de actividades especializadas que pueden variar de acuerdo a las características propias de la compañía y/o el tipo de actividad que desarrolle, pudiendo ser las tareas principales:

(i) Determinación del tipo de contrato aconsejable a cada negocio en particular, la negociación o la redacción de los términos y/o condiciones en caso de licitaciones, y la redacción y suscripción del contrato; 

(ii) Centralización y sistematización de toda la documentación relacionada a los contratos, como el propio instrumento que contiene el contrato, documentos de respaldo, documentos de garantía, correspondencia con la contraparte en la etapa de formación, ejecución y post-contractual, entre otros;

(iii) Orientación al personal encargado de la ejecución del contrato, dentro de la compañía, respecto a las características y funcionamiento de cada uno de los contratos, desde el punto de vista jurídico y técnico; 

(iv) Control y seguimiento de la ejecución del contrato, de acuerdo con lo convenido, realizando el control de cumplimiento de obligaciones, hitos, plazos, garantías, notificaciones o realización y envío de informes, observaciones o reclamaciones, en modo y tiempo oportunos;

(v) Asegurar la conclusión o cierre y en su caso la renovación del contrato, de la manera correcta, para evitar reclamaciones o controversias posteriores.  

Ahora bien, las principales ventajas de encomendar la gestión de contratos a una persona o a un equipo determinado, son:

(i) Descongestionamiento o alivio en las actividades de las distintas áreas de la compañía, permitiendo la concentración en las actividades propias de cada área, garantizando así la productividad. En la gran parte de las compañías que no cuentan con un área de gestión de contratos, ésta se encomienda al área legal o al área administrativa, ocasionando la sobrecarga de funciones de las mencionadas áreas y la poca dedicación a estos temas, al considerarse funciones adicionales a sus funciones propias, lo cual repercute también en la falta de agilidad en el proceso de contratación y la ejecución poco prolija de los contratos.

(ii) Maximización de los beneficios y el éxito económico de cada negocio individual, a través de la utilización de los instrumentos (contratos) adecuados para cada uno de ellos;

(iii) Reducción de los riesgos propios de la ejecución de los contratos tales como incumplimientos de plazos y/u obligaciones, omisión de envío de solicitudes o reclamos de cumplimiento de obligaciones en forma y tiempo oportuno, entre otros, que en ambos casos traen consecuencias económicas adversas para las compañías.

No es un misterio el hecho de que la gran mayoría de los procesos arbitrales o judiciales, que se ventilan tanto en los centros de conciliación y arbitraje como en los juzgados civiles y comerciales de nuestro país, tiene como origen incumplimientos contractuales, así como asuntos relacionados a la interpretación, ejecución o resolución de estos. En la mayor parte de los casos las consecuencias de este tipo de controversias para las compañías se traducen en pérdidas o daños económicos importantes, sin embargo, no se debe perder de vista otro tipo de consecuencias, tal vez de mayor importancia a mediano o largo plazo, como los daños que sufren debido al deterioro de las relaciones comerciales con la contraparte.

Es decir, el enfrascarse en una disputa para solucionar una controversia, ya sea por la vía arbitral o judicial, e incluso tener que sentarse a renegociar condiciones contractuales, tiene como consecuencia directa el deterioro y, en muchos casos, la ruptura de la relación comercial con la contraparte y por lo tanto la pérdida de opciones de negocio con proveedores, clientes o contratistas. Todo ello puede evitarse suscribiendo, ejecutando y cerrando correctamente los contratos, de acuerdo a las normas legales vigentes y sobre todo dentro del marco de lo convenido por las partes.

Ahora bien, las ventajas que brinda a las compañías una correcta y especializada gestión de contratos adquieren mayor preponderancia y se incrementan en el caso que dicha gestión sea realizada por un equipo especializado externo e independiente de la estructura organizativa de la compañía. De esta manera, además de las ventajas descritas anteriormente se pueden enumerar las siguientes:

(i) Reducción de los costos en lo que respecta a la carga social que implica el contar con un equipo interno asalariado, encargado de administrar contratos;

(ii) Independencia y confidencialidad respecto a las demás áreas de la compañía, minimizando la posibilidad de presiones o influencias que puedan incidir en la falta de objetividad en la gestión de los contratos.

Es por esto que nuestro despacho, advertido de las necesidades de sus clientes, ha creado un departamento de contract management, con el apoyo humano y tecnológico necesario.